Phần mềm quản lý công việc hiện nay được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý và lãnh đạo thay thế cho các bước công việc thủ công trước đây.
Trong thời kỳ kinh tế hội nhập, công tác quản trị đều được tiến hành công nghệ hóa để mang lại hiệu quản tốt nhất trong phạm vi kinh phí thấp nhất, nếu bạn không bắt kịp bạn sẽ thua cuộc trên chiến trường kinh tế. Trong bài viêt dưới đây, Flc Vĩnh Phúc sẽ chia sẻ với bạn đọc Top 10 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay.
I. Phần Mềm Quản Lý Công Việc Có Lợi Ích Gì?
Chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, chính vì thế việc áp dụng các phần mềm vào quá trình quản lý công việc là cần thiết và nên làm sớm. Vậy quản lý công việc bằng phần mềm mang đến lợi ích gì cho cho doanh nghiệp và nhân viên.
1. Đối Với Quản Lý
- Dễ dàng biết được tình hình và tiến độ của tất cả các dự án, công việc.
- Đánh giá tiến độ trên từng công việc con và bao quát toàn dự án cực kỳ dễ dàng.
- Phần mềm quản lý công việc giúp lãnh đạo nắm rõ điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên
- Dữ liệu dự án đã và đang thực hiện đều được lưu lại an toàn
- Thông báo, nhắc nhở lịch làm việc, deadline để tránh bỏ lỡ những công việc quan trọng.
- Với hệ thống báo cáo theo thời gian thực, ứng dụng giao việc dễ dàng đánh giá năng suất nhân viên.
- Phần mềm quản lý công việc online trang bị thêm tính năng check-in vị trí làm việc dõi nhân viên dễ dàng hơn lúc làm việc từ xa
2. Đối Với Nhân Viên
Sử dụng phần mềm giao việc hằng ngày cho nhân viên cũng rất cần thiết, giúp họ hoàn thành công việc được giao:
- Rõ được thứ tự thực hiện những công việc, việc gì cần làm trước, việc gì cần làm sau
- Người dùng phần mềm quản lý công việc sẽ được nhắc nhở công việc ở mọi nơi
- Bám sát những nội dung công việc phòng ban và công ty.
- Trao đổi, thảo luận cùng đồng nghiệp tốt hơn khi làm việc nhóm
Phần Mềm Quản Lý Công Việc Có Lợi Ích Gì?
II/ Top 10 Phần Mềm Quản Lý Công Việc Tốt Nhất
1. Faceworks
Faceworks là website chuyên cung cấp các gói phần mềm giúp quản lý doanh nghiệp được lập trình sẵn hoặc tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu người dùng. Phần mềm này được xây dựng trên cơ sở điện toán đám mây và hoạt động trên nền tảng web. Nên mỗi thao tác triển khai, bảo trì, nâng cấp đều diễn ra nhanh chóng, truy cập mọi lúc mọi nơi chỉ cần kết nối mạng internet, dữ liệu của bạn được cam kết bảo mật tuyệt đối.
Ưu điểm:
- Hoạt động đa nền tảng web.
- Cung cấp nhiều gói phần mềm quản lý đa lĩnh vực, đa dàng.
- Áp dụng ERP và quy trình quản lý giúp đạt hiệu quả cao.
- Có bộ phận kỹ thuật thiết kế phần mềm quản lý riêng.
- Phần mềm gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo an toàn dữ liệu.
Nhược điểm:
- Mất thời gian và chi phí để triển khai hệ thống.
- Khó khăn lúc triển khai, thay đổi văn hóa làm việc truyền thống
Top 10 Phần Mềm Để Quản Lý Công Việc
2. Base Wework
Base Wework có tiền thân là Wework.vn, là 1 ứng dụng quản lý công việc được phát triển tại Việt Nam, là một trong những công cụ của Base.vn nhằm mang đến nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện. Các ứng dụng của Base vẫn đang phong phú và hoàn thiện lên từng ngày. Đặc điểm ứng dụng:
- Khởi tạo danh sách công việc cần làm nhanh chóng dễ dàng
- Tùy chọn hiển thị: danh sách (List), bảng tiến độ (Gantt) và bảng kéo thả (Kanban)
- Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc dưới nhiều góc nhìn, biểu đồ; Biểu đồ dữ liệu chính xác, trực quan
- Sắp xếp và bố trí nguồn nhân sự hiệu quả hơn; Phân quyền sử dụng trên từng chức năng đến từng đối tượng ở mỗi dự án
- Giao tiếp và trao đổi nội bộ trên từng bước công việc hoặc dự án; Chia sẻ và quản lý tài liệu chung thuận lợi và hiệu quả hơn
- Theo dõi tình hình mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị; Thông báo và cập nhật hoạt động theo thời gian thực
- Kiểm soát mức độ thành công của các dự án; Linh hoạt xây dựng các trường dữ liệu bổ sung như ngân sách, trọng số,…
- Thoải mái cộng tác với khách hàng mà vẫn bảo đảm tính bảo mật
- Base đang xây dựng một nền tảng toàn diện và rất đáng để sử dụng để quản trị, điều hành công việc chuyên sâu.
- Base hoàn toàn phù hợp với các doanh nghiệp với nhiều quy mô khác nhau.
- Chi phí sử dụng cũng là lợi thế của nền tảng này.
Hiện tại phần mềm vẫn đang trong quá trình hoàn thiện nên đôi khi sẽ xuất hiện tình trạng lỗi server trong quá trình vận hành, hoặc có sự bảo trì liên tục gây gián đoạn cho khách hàng khi vận hành. Đồng thời, việc tích hợp hoặc liên kết với các đối tác dịch vụ lớn chưa có trong thời điểm này nên lúc sử dụng base, bạn hoàn toàn độc lập với các công cụ khác.
Top 10 Phần Mềm Để Quản Lý Công Việc
3. Ứng Dụng Quản Lý Tiến Độ Công Việc Asana
Asana là phần mềm quản lý công việc hiệu quả cơ bản giúp theo dõi và sắp xếp công việc, thời gian, nguồn lực, … trên 1 giao diện đơn giản. Người dùng xem tổng quan hoặc chi tiết công việc, dự án linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc To-do-list…
Ưu điểm
- Asana là một phần mềm quản lý công việc nhóm miến phí đối với nhóm từ 15 thành viên trở xuống
- Giao diện ứng dụng giao việc này khoa học đơn giản và chuyên nghiệp, dễ sử dụng
- Dễ theo dõi tổng quan dự án với tình năng khởi tạo, chia các đầu việc giao việc theo mức độ yêu tiên
- Báo cáo trực quan theo thời gian thực, quản lý dễ dàng đánh giá được hiệu quả và tiến độ của dự án.
- Phần mềm quản lý tiến độ công việc Anasa có cả phiên bản trên máy tính và mobile
Nhược điểm
- Phần mềm chỉ miễn với các tính năng cộng tác, báo cáo cơ bản,… khi có số lượng thành viên là 15. Còn nếu hơn thì người dùng cần phải trả phí để sử dụng bản cao cấp hơn với giá là 9.99$/người dùng/tháng.
Top 10 Phần Mềm Để Quản Lý Công Việc
4. Phần Mềm Giao Việc Wrike
Wrike cũng là một ứng dụng quản lý công việc trên máy tính và điện thoại, dự án có nhiều tính năng cao cấp, thay email và hầu hết công cụ làm việc truyền thống. Một điểm đặc biệt là phiên bản miễn phí của Wrike cũng là lựa chọn hàng đầu cho các công ty startup hoặc team nhỏ không có nhiều kinh phí.
Ưu điểm
- Phần mềm Wrike với đầy đủ các tính năng như: tạo công việc thông minh, chia việc, bình luận, liên kết nhiệm vụ với các dự án, lên thời gian và thời điểm hoàn thành
- Công cụ giao việc còn hỗ trợ lên kế hoạch và theo sát tiến độ dự án của các phòng ban
- Nhiều dạng biểu đồ báo cáo thời gian thực, báo cáo tiến độ công việc.
Nhược điểm
- Tính năng chăm sóc khách hàng của phần mềm quản lý công việc Wrike được cộng đồng đánh giá chưa tốt.
- Có một số bất đồng về ngôn ngữ đối với người Việt Nam.
Top 10 Phần Mềm Để Quản Lý Công Việc
5. Jira Software
Jira Software là phần mềm cho phép quản lý dự án nhanh được phát triển bởi công ty phần mềm Atlassian. Công cụ được thiết kế giúp các nhóm phần mềm lập kế hoạch và theo dõi dự án, bằng cách sử dụng phương pháp quản lý agile (phương pháp tập trung vào hiệu quả, các phiên bản sản phẩm nâng cấp được phát hành liên tục dựa theo phản hồi của khách hàng).
Các nhóm phần mềm có thể sử dụng Jira để lên kế hoạch, theo dõi, phát hành, báo cáo phần mềm mới hoặc phần mềm nâng cấp. Họ cũng có thể sử dụng Jira để theo dõi bất kỳ vấn đề nào trong quá trình phát triển và hoàn thiện sản phẩm.
Cách hoạt động của JIRA được thiết dựa vào trọng tâm là kết quả công việc, có thể sử dụng ngay và linh hoạt khi sử dụng trong mọi hoạt động. Đặc điểm:
– Giao diện: khá phức tạp, cần mất thời gian để làm quen, thích nghi thì mới áp dụng workflow được hiệu quả.
– Lập kế hoạch và theo dõi tình trạng công việc: Cung cấp nhiều báo cáo thống kê chi tiết với rất nhiều kiểm biểu đồ khác, Xây dựng quy trình làm việc phù hợp với mỗi yêu cầu của từng dự án khác nhau, Dễ dàng tích hợp,đồng bộ với các hệ thống khác như: Email, Excel,…Cụ thể:
+ Jira hỗ trợ phương pháp làm việc agile với giao diện bảng Scrum và bảng Kanban. Người dùng có thể sử dụng một số mẫu dự án có sẵn trong Jira (như mẫu Lead Generation, Document Approval, Software Development, trong đó có sẵn các luồng công việc chuẩn), nhà quản lý cũng có thể tự tuỳ chỉnh luồng công việc của riêng mình.
+ Không kể tới các tính năng cơ bản như theo dõi thời gian, cộng tác, Jira còn hơn thế nữa, nó giúp nhà quản lý tuỳ chỉnh và kiểm soát gần như mọi khía cạnh. Ví dụ: Jira có tính năng tự động, như điều kiện (conditions) và thẩm định (validators), cho phép người quản lý thiết lập các tham số cụ thể, để phần mềm tự động xác định liệu nhiệm vụ đã hoàn thành có được chấp nhận hay không.
+ Jira có chế độ xem dự án theo biểu đồ Gantt hoặc theo workload (khối lượng công việc) của thành viên, giúp nhà quản lý phân bổ nguồn lực dễ dàng.
- Khả năng tích hợp: Jira có khả năng tương thích cao với các ứng dụng của bên thứ ba. Với khả năng tích hợp công cụ cho nhà phát triển, mạng lưới hàng nghìn tiện ích bổ sung và API mở của Atlassian, Jira có thể giao tiếp với một loạt các công cụ khác nhau.
- Báo cáo: Jira cung cấp hơn một chục báo cáo khác nhau để chia nhỏ dữ liệu, giúp bạn kiểm tra khối lượng công việc, tiến trình công việc và những công việc tồn đọng một cách dễ dàng. Biểu đồ màu giúp phân tích báo cáo một cách nhanh chóng và đơn giản.
- Phân quyền sử dụng: Jira có chức năng phân quyền cực kì chi tiết, Không chỉ phân quyền trong dự án chung, mà còn phân quyền đối với từng nhiệm vụ. Việc hạn chế quyền xem đối với các vai trò khác nhau trong dự án rất hữu ích khi có những đối tác ngoài tổ chức (như freelance, clients) làm việc trong cùng hệ thống, giúp team công nghệ bảo vệ thông tin độc quyền của mình.
- Chi phí sử dụng: Jira có bản dùng thử miễn phí trong 7 ngày, bạn có thể trải nghiệm tất cả các tính năng trên. Sau 7 ngày, bạn sẽ có lựa chọn sử dụng bản trả phí với mức giá tuỳ theo theo quy mô team của bạn và tuỳ theo lựa chọn sử dụng cloud hay server. Đối với bản Cloud, team 10 người có chi phí là 10$/ tháng, còn team từ 11 – 100 người có chi phí là 7$/ người dùng/ tháng.
Jira là một phần mềm quản lý dự án khá đặc thù, đây sẽ là lựa chọn hoàn hảo nhất cho các team công nghệ, phát triển phần mềm, hoặc các team làm việc theo phương pháp agile.
Top 10 Phần Mềm Để Quản Lý Công Việc
6. Izwork
Izwork là một công cụ giúp bạn quản lý các quy trình – tiến độ dự án và làm việc nhóm một cách tiện lợi. Với giao diện dễ dùng, bố trí một cách trực quan, phần mềm quản lý công việc trực tuyến này cho phép bạn tạo lập các việc cần làm, phân công nhiệm vụ chỉ bằng vài thao tác đơn giản. Ngoài ra, Izwork còn hỗ trợ tự động sắp xếp công việc thông minh, cập nhật tình trạng công việc liên tục, chia sẻ các file online an toàn và không giới hạn dung lượng.
Ưu điểm:
- Hoạt động đa nền tảng web
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
- Tạo công việc và phân công nhanh chóng.
- Nhận báo cáo công việc nhanh chóng.
- File tài liệu dự án được chia sẻ online cho mọi người tham gia, đảm bảo an toàn riêng tư và bảo mật.
- Liệt kê danh sách công việc theo dạng bảng trực quan, thuận tiện người dùng.
Top 10 Phần Mềm Để Quản Lý Công Việc
7. Vtranet
Vtranet cung cấp một phần mềm với đầy đủ các tính năng giúp việc quản lý các hoạt động của doanh nghiệp bạn trở nên đơn giản, hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, việc áp dụng phần mềm Vtranet vào quy trình quản lý công việc sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được thời gian, tra cứu và thống kê dễ dàng, tối ưu hơn. Giờ đây, bạn có thể giao việc, theo dõi, kiểm tra tiến độ nhanh chóng tại một thời điểm bất kỳ.
Ưu điểm:
- Hoạt động trên nền tảng web.
- Làm việc từ xa mọi lúc – mọi nơi.
- Giao điện đơn giản, dễ sử dụng cho mọi doanh nghiệp.
- Cung cấp đầy đủ tính năng cho phép người dùng quản lý, tạo lập công việc.
- Lên lịch công việc, lưu lại toàn bộ quá trình thực hiện công việc
- Thống kê hiệu suất làm việc.
Top 10 Phần Mềm Để Quản Lý Công Việc
8. Trello
Trello là phần mềm quản lý dự án được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban, là công cụ quản lý công việc hiệu quả khi làm việc theo nhóm, giúp mọi người mọi người trong nhóm chỉ cần nhìn qua là biết được có những việc nào, ai đang làm gì và làm đến đâu. Bạn có thể xài hoàn toàn miễn phí cho đến khi cần những tính năng nâng cao. Đặc điểm:
- Giao diện làm việc của Trello là một bảng thông tin, trực quan hoá công việc với các cột tương ứng với trạng thái (ví dụ: To do, Doing và Done). Giống với các tờ giấy note trên màn hình, nên việc sử dụng là hoàn toàn dễ dàng.
- Chỉ cần nhìn vào giao diện, nhà quản lý đã có thể nắm bắt ngay được tiến độ dự án một cách trực quan nhất. Với thiết kế tối giản và cách sử dụng đơn giản, bạn có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm vụ, cộng tác trên Trello, chỉ với thao tác kéo và thả đơn giản.
- Dễ dàng đồng bộ với tất cả các thiết bị của bạn.
- Tự động hóa quy trình làm việc tích hợp sẵn với Butler
- Trello chỉ phục vụ cho teamwork và cộng tác nên thiếu khá nhiều tính năng như: Không có tính năng chat nhóm, không phân cấp thành viên quản trị, không có báo cáo công việc, không hiệu quả khi quản lý thời gian…
- Do chỉ tối ưu cho việc cộng tác, nên Trello sẽ phù hợp nhất cho các team Agile từ 3 – 10 người, với đặc thù công việc theo dạng tuần tự, cần tập trung vào sự đơn giản, cộng tác hiệu quả, nhanh gọn thay vì quản trị.
- Chi phí cũng là điều nên cân nhắc nếu bạn muốn làm việc thật sự với nhiều tính năng của phần mềm này.
Top 10 Phần Mềm Để Quản Lý Công Việc
9. Ứng Dụng Theo Dõi Công Việc Tốt Nhất – MYXTEAM
Phần mềm theo dõi tiến độ công việc MYXTEAM mang lại sự tiện lợi trong quá trình quản lý nhân viên, quản lý công việc. Bạn có thể nắm bắt được công việc Myxteam có thể sử dụng ở đa thiết bị như destop hoặc di động, cả android và IOS.
Ưu điểm
- Phân chia công việc đơn giản
- Thảo luận trực tiếp nhanh chóng, tiện lợi
- Dễ dàng báo cáo và nắm được tiến độ công việc
- Hỗ trợ tiếng Việt
Nhược điểm
- Với giao diện to do list thì khi khối lượng công việc lớn thì sẽ bị hạn chế
- Báo cái trên phần mềm quản lý công việc MyXtem còn khá đơn giản chưa có những con số chuyên sâu giúp ích trong công tác điều chính, thay đổi.
Top 10 Phần Mềm Để Quản Lý Công Việc
10. Phần Mềm Theo Dõi Công Việc Bitrix24
Bitrix24 là phần mềm để người dùng quản lý công việc, nội bộ và sàn điện tử. Bitrix24 sử dụng được trên đa nền tảng như: điện thoại Android, iOS hay một số thiết bị laptop, máy tính Windows, macOS.
Bitrix24 cho phép quản lý khối lương công việc trong thời gian liên tục. Các công việc được biểu hiển thị dạng sơ đồ và biểu đồ gantt. Phần mềm hỗ trợ bạn giao tiếp và phối hợp cùng đồng nghiệp, bạn bè dựa trên thiết bị điện tử, email nhanh chóng.
Ưu điểm
- Sử dụng đa nền tảng: Android, iOS, Windows, macOS và được liên kết với nhau.
- Có đầy đủ tính nằng hiện đại và tối ưu nhất cho người dùng.
- Dễ dàng theo dõi công việc, quản lý khác hàng và nội bộ nhân viên,…
Nhược điểm
- Tốc độ load đôi khi bị chậm
- Chưa tích hợp được nhiều chức năng, cũng như phân hệ để quản lý công việc hiệu quả
Top 10 Phần Mềm Để Quản Lý Công Việc
Reply